Kompetansesporing
Følg de ansattes kvalifikasjoner i en kompetansematrise, administrer kompetansetyper, gå gjennom godkjenningsforespørsler, og eksporter rapporter om etterlevelse.
Kompetansesporing
Se en matrise over ansatte og kompetanser, administrer kompetansetyper og oppføringer, gå gjennom godkjenningsforespørsler, last opp dokumentasjon, og eksporter rapporter om etterlevelse.
Kompetansematrise
Kompetansematrisen viser ansatte som rader og kompetansetyper som kolonner. Hver celle viser den ansattes status for kompetansen, relevante datoer, og om kompetansen er påkrevd for den ansattes rolle.
Filtre i matrisen
| Filter | Hva det gjør |
|---|---|
| Rolle | Vis ansatte i en bestemt rolle. |
| Kategori | Filtrer kompetansetyper etter kategori. |
| Kun påkrevd | Vis kompetanser som er påkrevd for rollene til de viste ansatte. |
| Kun avvik | Vis kompetanser med manglende eller utløpte oppføringer. |
| Søk etter ansatt | Finn en ansatt etter navn eller e-post. |
| Sorter etter | Sorter ansatte etter navn, rolle eller antall avvik. |
Celler i matrisen
Hver celle kan vise én av disse statusene:
- Gyldig: Kompetansen har ingen utløpsdato eller utløper om mer enn 60 dager.
- Utløper snart: Kompetansen utløper innen 60 dager.
- Utløpt: Utløpsdatoen har passert.
- Ikke oppnådd: Den ansatte har ingen oppføring for kompetansetypen.
Vinduet på 60 dager er fast. Det er likt for alle bedrifter og kompetansetyper og kan ikke endres i innstillingene.
Cellene viser også utstedt dato, utløpsdato når det er aktuelt, og en markering for påkrevd.
Handlinger i matrisen
Velg en celle for å åpne detaljene for oppføringen. Når du har administratortilgang, kan du legge til eller redigere oppføringen fra matrisen. Du kan også eksportere matrisen som CSV- eller PDF-fil.
Matrisen er skrivebeskyttet når du ikke har tilgang til å administrere kompetanse.
Sammendrag av etterlevelse
Sammendraget av etterlevelse viser dekningen av påkrevde kompetanser og antall avvik blant de viste ansatte. Dekning av påkrevd gyldighet viser hvor mange påkrevde kompetanser som er gyldige akkurat nå.
Manglende påkrevde kompetanser og utløpte kompetanser regnes som avvik. Utløper snart er en advarsel, ikke et avvik.
Når en ansatt ikke har noen påkrevde kompetanser, viser profilen full etterlevelse fordi ingen krav gjelder.
Kompetanseprofil
En ansattprofil viser den ansattes navn, etterlevelsesscore, antall påkrevde kompetanser, antall gyldige påkrevde, antall manglende påkrevde, e-postadresse og rolle.
Manglende påkrevde kompetanser
Seksjonen for manglende påkrevde kompetanser lister kompetansetyper som er påkrevd, men som den ansatte ikke har eller som har utløpt. Hvert punkt viser kompetansens navn, gjeldende status og en lenke for å åpne detaljene for oppføringen.
Kompetanseoppføringer
Profilen grupperer kompetanseoppføringene etter kategori. Hver oppføring kan vise:
- Kompetansens navn
- Merke for påkrevd
- Utstedt dato
- Utløpsdato
- Sertifikatnummer
- Statusmerke
- Handling for å legge til eller redigere når du har tillatelse
Detaljer for oppføring
Detaljvisningen viser informasjonen som er knyttet til en ansatts kompetanseoppføring.
Datoen kompetansen ble utstedt.
Datoen kompetansen utløper, når kompetansetypen bruker utløpsdato.
Sertifikatnummeret som er knyttet til kompetanseoppføringen, når det finnes.
Tilleggsinformasjon om kompetanseoppføringen.
Gjeldende kompetansestatus: Gyldig, Utløper snart, Utløpt eller Ikke oppnådd.
Kurset som opprettet oppføringen automatisk etter fullføring, når det er aktuelt.
Endringshistorikken for oppføringen.
Detaljvisningen er skrivebeskyttet når du ikke har tilgang til å administrere kompetanse.
Kompetansetyper
Administrer kompetansetyper fra listen over kompetansetyper. Søk etter typenavn eller kategori, og slå på Vis arkiverte for å ta med arkiverte typer.
| Kolonne | Hva den viser |
|---|---|
| Navn | Kompetansens navn, beskrivelse og et arkivert-merke når det er aktuelt. |
| Kategori | Kategorien kompetansen er tildelt. |
| Omfang | Om typen tilhører bedriften eller kjeden. |
| Gyldighet | Ingen utløpsdato, eller standard gyldighetsperiode i måneder. |
| Påkrevd for | Rollemerker for rollene som krever kompetansen. |
| Oppføringer | Antall ansattoppføringer som er knyttet til typen. |
| Sendestatus | Om typen er sendt til medlemmene: Sendt eller Ikke sendt. |
Handlinger for typer
Avhengig av tilgangen din og typens gjeldende tilstand kan du:
- Legge til en kompetansetype.
- Redigere en kompetansetype.
- Arkivere en kompetansetype.
- Gjenopprette en arkivert type.
- Slette en kompetansetype permanent.
- Sende typen til medlemmene.
- Sende typen til nye medlemmer.
- Se tilknyttede oppføringer i kompetansematrisen.
Felt for oppretting og redigering
Kompetansens navn. Skriv inn 1 til 100 tegn.
En beskrivelse av kompetansen, opptil 500 tegn.
Kategorien som brukes til å gruppere og filtrere kompetansen.
Om ansattoppføringer for typen har en utløpsdato.
Standard gyldighetsperiode når utløpsdato er slått på. Skriv inn en verdi fra 1 til 1200 måneder.
Rollene kompetansen er påkrevd for.
Kompetansetypens plassering i sorterte lister.
Arkiver og slett
Arkivering beholder eksisterende oppføringer, men fjerner kompetansetypen fra matrisen og fra velgerne. Gjenoppretting av en arkivert type avvises når en aktiv type allerede bruker samme navn. Sletting krever at typen ikke har noen oppføringer, med mindre du tvinger gjennom slettingen. En tvungen sletting fjerner også typens dokumentasjon, historikk og oppføringer.
Bruk arkivering når du ikke lenger vil tildele en type, men må beholde oppføringene. Bruk permanent sletting bare når typen og all tilknyttet informasjon skal fjernes.
Godkjenningsforespørsler
Listen over godkjenningsforespørsler inneholder forespørsler om egenrapporterte kompetanser. Filtrer listen etter status:
- Venter
- Godkjent
- Avvist
- Kansellert
Hver rad viser brukerens navn og e-post, kompetansetype, innsendt dato, godkjenningsstatus og en handling for å vurdere eller se forespørselen.
Vurder en godkjenningsforespørsel
Åpne forespørselen
Filtrer listen etter status og åpne forespørselen. Gå gjennom kompetansetype, datoer, sertifikatnummer, notater og vedlagt dokumentasjon.
Velg utfall
Godkjenn forespørselen når den innsendte informasjonen underbygger kompetansen. Avslå forespørselen når informasjonen eller dokumentasjonen ikke er tilstrekkelig. Avslag krever en begrunnelse.
Bekreft resultatet
Bekreft avgjørelsen. En godkjent forespørsel oppretter eller fornyer den ansattes kompetanseoppføring. En avslått forespørsel beholder begrunnelsen slik at den ansatte kan se den.
Selvbetjening for ansatte
Ansatte kan sende inn en forespørsel om egenrapportert kompetanse, se sine egne forespørsler, og kansellere en forespørsel mens den venter på vurdering.
Dokumentasjon
Last opp dokumentasjon til kompetanseoppføringer og ventende godkjenningsforespørsler. Støttede filtyper er JPG, PNG og PDF. Hver fil kan være opptil 10 MB. Disse grensene er like på alle abonnement.
Du kan se dokumentasjon som er knyttet til en oppføring eller forespørsel, og slette dokumentasjon når den ikke lenger trengs.
Historikk
Hver kompetanseoppføring sporer endringene sine over tid. Historikken omfatter handlingen, personen som gjorde endringen, detaljene om endringen, et valgfritt notat og tidspunktet.
Bruk historikken til å se når en oppføring ble opprettet, oppdatert, fornyet eller endret på annen måte.
Eksporter
Kompetansesporing tilbyr disse eksportene:
- Matrise som CSV
- Matrise som PDF
- Ansattprofil som PDF
Eksport av matrisen krever tilgang til å administrere kompetanse. En PDF av ansattprofilen krever lesetilgang til kompetanse og rett til å se deg selv eller den ansatte som administrator.
Analyse av etterlevelse i kjeden
Kjedeanalysen gir en visning av kompetanseetterlevelse på tvers av aktive medlemsbedrifter. Tilgjengelige visninger omfatter:
- Oversikt per kompetansetype
- Rangering per bedrift
- Prognoser for utløp om 30, 60 og 90 dager
- CSV-eksport
Analyse av etterlevelse i kjeden krever tilgang til kjedeanalyse.