Fakturering
Klargjør fakturaer fra fullførte ordrer, håndter distribusjon og betalingsoppfølging, koble til regnskapssystem og sett opp faktureringsinnstillinger.
Gjør fullførte ordrer om til fakturaer med en låst kopi av ordrelinjene. Velg hvordan fakturaer distribueres, følg opp betalinger, og hold regnskapet oppdatert.
Slik fungerer fakturering
En faktura klargjøres fra en fullført ordre og inneholder en låst kopi av ordrelinjene. Hver faktura har sin egen versjon, status og distribusjonsmåte.
Hver faktura holder orden på følgende informasjon:
| Felt | Hva det inneholder |
|---|---|
| Utstedende bedrift | Bedriften som utsteder fakturaen. |
| Tilknyttet ordre | Den fullførte ordren fakturaen ble klargjort fra. |
| Versjon | Fakturaversjonen for den tilknyttede ordren. |
| Status | Fakturaens status i livssyklusen: Utkast, Utstedt, Betalt eller Kansellert. |
| Kilde | Om fakturaen ble laget av Vadio eller lastet opp som en ekstern faktura. |
| Fakturanummer | Nummeret fakturaen har fått. |
| Nummerserie | Nummerserien som er brukt for fakturaen. |
| Distribusjonsmåte | Hvordan fakturaen klargjøres og leveres. |
| Fakturadato | Datoen som vises på fakturaen. |
| Forfallsdato | Datoen betalingen må være mottatt innen. |
| Øyeblikksbilde av kunde | Kundens identitet og faktureringsdetaljer slik de var da fakturaen ble klargjort. |
| Fakturalinjer | De låste fakturalinjene kopiert fra ordren og justert før utstedelse. |
| Nettototaler | Fakturatotalene før MVA. |
| Totaler for arbeid og materiell | Arbeids- og materielldelen av fakturatotalene. |
| Betalt dato | Datoen betalingen ble registrert. |
| Utestående beløp | Beløpet som fortsatt ikke er betalt. |
| Faktura-ID hos regnskapssystemet | Faktura-ID-en tildelt av det tilkoblede regnskapssystemet. |
| Overføringsstatus | Status for overføring av fakturaen til regnskapssystemet. |
| Overføringsfeil | Feilen som ble returnert da overføringen til regnskapssystemet mislyktes. |
| Markering for mislykket levering | Viser at leveringen av fakturaen mislyktes. |
| Markering for ny sending | Viser at fakturaen må sendes på nytt. |
| Lagret PDF fra regnskapssystemet | Faktura-PDF-en levert av regnskapssystemet. |
Fakturastatuser
Fakturaer har fire statuser:
| Status | Hva det betyr |
|---|---|
| Utkast | Fakturaen er under arbeid og kan fortsatt redigeres. |
| Utstedt | Fakturaen er utstedt og låst. Betalingen kan fortsatt være utestående. |
| Betalt | Betaling er registrert for fakturaen. |
| Kansellert | Fakturaen er ikke lenger aktiv. |
Et utkast kan redigeres helt til du utsteder det. Etter utstedelse er fakturaen låst, selv om den tilknyttede ordren endres senere.
Klargjøre en faktura
Klargjør en faktura fra en fullført ordre. Klargjøringssiden kopierer ordrelinjene inn i et redigerbart utkast, viser kundens faktureringsdetaljer, viser eventuelle MVA-valideringsfeil, og lar deg velge hvordan fakturaen skal distribueres.
Åpne en fullført ordre
Åpne en fullført ordre og velg Klargjør faktura.
Siden for klargjøring åpnes med ordrelinjene kopiert inn i et utkast.
Gå gjennom og juster fakturalinjene
Gå gjennom de kopierte linjene. Legg til, rediger eller fjern linjer ved behov.
Totalene i utkastet oppdateres når du endrer antall, priser, MVA eller linjeinnhold.
Kontroller kundens faktureringsdetaljer
Sjekk kundens identitet, e-post eller organisasjonsnummer, og faktureringsadresse.
Rett opp eventuelle valideringsfeil som vises for kundefeltene før du går videre.
Velg distribusjonsmåte
Velg hvordan fakturaen skal klargjøres og leveres.
Hvilke måter som er tilgjengelige, avhenger av om bedriften din har et tilkoblet regnskapssystem.
Gå gjennom totalene og utsted fakturaen
Bekreft fakturalinjene, MVA, forfallsdato og totaler. Velg Utsted.
Etter utstedelse er fakturaen låst og følger den valgte distribusjonsflyten.
Validering ved utstedelse
Vadio blokkerer utstedelse til alle disse kravene er oppfylt:
- Fakturaen har minst én linje.
- Fakturatotalen er over null.
- Hver linje har et antall over null og ingen negativ pris.
- Hver MVA-sats som brukes på fakturaen, har en MVA-kobling.
- Kunden har en e-postadresse eller et organisasjonsnummer.
- En bedriftskunde har en postadresse når du velger Regnskapssystemet sender.
Med Regnskapssystemet sender eller Regnskapsfører sender fra Tripletex overfører Vadio fakturaen til regnskapssystemet etter at den er utstedt. Overføringen kan likevel mislykkes når:
- En bedriftskunde med organisasjonsnummer har en ufullstendig postadresse. Adressen må ha gate, postnummer og poststed.
- Regnskapssystemet ikke lenger er tilkoblet.
- Regnskapssystemet avviser fakturaen.
En mislykket overføring lar fakturaen forbli utstedt og registrerer årsaken. Du kan prøve overføringen på nytt, eller annullere fakturaen for å gjøre den om til et utkast igjen.
Fakturaer uten linjer, med total på null eller med negative linjer kan ikke utstedes. Valideringsfeilene peker på den konkrete linjen eller det kundefeltet som må rettes.
Kontrollene av kunde, MVA-kobling og adresse gjelder bare når bedriften din har et tilkoblet regnskapssystem. Kundereglene avhenger av kundetype. En kontakt som er knyttet til et selskap, faktureres som bedrift. Alle andre kontakter faktureres som forbruker.
| Krav | Bedrift | Forbruker |
|---|---|---|
| Organisasjonsnummer eller e-post | Minst ett av dem er påkrevd. | Minst ett av dem er påkrevd. |
| Postadresse | Påkrevd når regnskapssystemet sender fakturaen. | Ikke påkrevd. |
En bedrift med organisasjonsnummer mottar fakturaen som EHF-faktura. Postadressen må inneholde gate, postnummer og poststed, ellers mislykkes overføringen til regnskapssystemet. Forbrukere, og bedrifter uten organisasjonsnummer, mottar fakturaen på e-post.
Distribusjonsmåter
Vadio har tre distribusjonsmåter. Alle tre er tilgjengelige når bedriften din har et tilkoblet regnskapssystem. Uten et tilkoblet regnskapssystem er bare Vadio sender PDF-en på e-post tilgjengelig.
| Måte | Hva som skjer |
|---|---|
| Regnskapssystemet sender | Vadio overfører fakturaen til regnskapssystemet. Regnskapssystemet oppretter fakturaen, tildeler fakturanummer og sender den til kunden: som EHF-faktura til en bedrift med organisasjonsnummer, ellers på e-post. |
| Regnskapsfører sender fra Tripletex | Vadio overfører fakturaen til regnskapssystemet. Regnskapssystemet oppretter fakturaen og tildeler fakturanummer, men holder den tilbake til regnskapsføreren sender den fra regnskapssystemet. |
| Vadio sender PDF-en på e-post | Fakturaen overføres ikke til regnskapssystemet. Vadio tildeler fakturanummer fra sin egen nummerserie, lager PDF-en og sender den til kunden på e-post. |
Hvis bedriften din ikke har et tilkoblet regnskapssystem, lager Vadio PDF-en, tildeler et fakturanummer, bruker bankkontoen og forfallsdatoen som er satt opp, og sender fakturaen på e-post.
Vadio har ingen fast distribusjonsmåte for hele bedriften. Velg måte på klargjørings- eller utstedelsesskjermen. Vadio foreslår sist brukte måte som standard for neste faktura.
Betalingsoppfølging
For tilkoblede bedrifter er regnskapssystemet den gjeldende kilden til betalingsstatus. Vadio bruker oppgjørsposteringer for å avgjøre om en faktura er betalt, ikke bare at utestående beløp er null.
Ved delbetaling forblir fakturaen i status Utstedt og viser gjenstående utestående beløp. Kreditnotaer endrer ikke automatisk en faktura til Betalt.
Vadio sjekker tilkoblede fakturaer daglig for betalingsoppdateringer. Du kan merke fakturaer som betalt manuelt når det ikke er koblet til noe regnskapssystem. En administrator kan også overstyre og merke en tilkoblet faktura som betalt, men en senere sjekk mot regnskapssystemet kan overskrive denne overstyringen.
Oppdateringer om betaling og forfall vises på den tilknyttede ordren og avtalen.
For tilkoblede bedrifter er betalingsstatusen i regnskapssystemet den gjeldende kilden.
Forfalte fakturaer
Forfalt er en avledet markering basert på fakturaens forfallsdato. Det er ikke en egen fakturastatus.
Forfallsmarkeringer vises i fakturalisten og på den tilknyttede ordren og avtalen.
Fakturaliste
Fakturalisten viser:
- Fakturanummer
- Kunde
- Ordre
- Utstedelsesdato
- Forfallsdato
- Status
- Utestående beløp
- Forfallsmarkering
- Distribusjonsmåte
- Overførings- og leveringsfeil
Bruk disse feltene til å finne ubetalte fakturaer, leveringsproblemer og fakturaer som trenger oppfølging.
Fakturadetaljer
Siden med fakturadetaljer viser:
- Fakturadokumentet eller PDF-en
- Låste fakturalinjer og totaler
- Fakturanummeret fra regnskapssystemet eller Vadio
- Forfallsdato
- Betalingsstatus
- Utestående saldo
- Versjonshistorikk
- Leverings- og overføringsstatus
- Tilgjengelige handlinger, blant annet prøv igjen, send på nytt, merk som betalt og annuller
Hvilke handlinger som er tilgjengelige, avhenger av fakturastatus, distribusjonsmåte, tilkobling til regnskapssystem og tillatelsene dine.
Tilkobling til regnskapssystem
Administratorer med riktige tillatelser kan håndtere tilkoblingen til regnskapssystemet fra regnskapsinnstillingene. Tilgjengelige handlinger:
- Koble til eller validere regnskapssystemet
- Skrive inn tilgangsnøkkelen for regnskapssystemet på nytt
- Sette opp bankkonto
- Angi standard betalingsbetingelser i dager
- Sette opp MVA-koblinger
- Se tilkoblingens tilstand
Påloggingsopplysningene til regnskapssystemet kan bare skrives inn. Vadio viser ikke lagrede påloggingsopplysninger etter at du har lagt dem inn.
Hvis tilkoblingens tilstand blir dårligere, skriv inn tilgangsnøkkelen på nytt og valider tilkoblingen igjen.
Faktureringsinnstillinger
Distribusjonsmåte velges per faktura og settes ikke opp permanent for bedriften. Sist brukte måte foreslås som standard når du klargjør neste faktura.
Sett opp de øvrige standardverdiene for fakturering i regnskapsinnstillingene:
- Bankkonto
- Standard antall dager til forfall
- MVA-koblinger
- Tilkobling til regnskapssystem