Offentlige tilbud
Bygg, send og følg opp versjoner av offentlige tilbud med kataloglinjer og manuelle linjer, priser og rabatter, aksept med klikk eller signatur, og håndtering av utløp.
Offentlige tilbud
Bygg kommersielle tilbud med katalogvarer eller manuelle linjer, send dem på e-post eller SMS, og la kundene akseptere på nett med klikk eller signatur, med full versjonssporing og automatisk utløp.
Slik er tilbud organisert
Påfølgende versjoner av et tilbud samles i en tilbudstråd. Hver versjon spores hver for seg, slik at du kan se hva som ble endret mellom sendte versjoner og følge hele beslutningshistorikken.
Tråden holder den kommersielle konteksten som er felles for alle versjonene. Hver versjon lagrer sitt eget innhold, mottakerdetaljer, priser, merkevare og akseptstatus.
| Nivå | Felt som spores |
|---|---|
| Tråd | Tilknyttet avtale, eierbedrift, forfatterbedrift for kjedeorganisasjoner, tilbudsnummer og dato for siste sending |
| Versjon | Tittel, innledning, betingelser, gyldig til-dato, akseptnivå, mottakertype, språk på tilbudssiden, mottakerdetaljer, personlig melding, tilbudslinjer, totaler, øyeblikksbilde av avsender og merkevare, offentlig tilgangsnøkkel, status, tidsstempler, informasjon om aksept eller avvisning, informasjon om signatur og forseglet PDF, påminnelsesdatoer og oppbevaringsdatoer |
Tilbudsstatuser
En tilbudsversjon følger en fast livssyklus:
| Status | Hva det betyr |
|---|---|
| Utkast | Versjonen er under arbeid og er ikke sendt. |
| Sendt | Versjonen er tilgjengelig for kunden via den offentlige lenken. |
| Akseptert | Kunden aksepterte tilbudet via den offentlige lenken, eller en ansatt registrerte beslutningen manuelt. |
| Avvist | Kunden avviste tilbudet via den offentlige lenken. |
| Utløpt | Gyldig til-datoen passerte før tilbudet ble akseptert. |
| Erstattet | En nyere versjon ble sendt i samme tilbudstråd. |
| Trukket tilbake | En ansatt trakk det sendte tilbudet tilbake, eller den tilknyttede avtalen ble merket som Tapt. |
En sendt versjon er skrivebeskyttet. Når du oppretter og sender en ny versjon, erstatter den forrige sendte versjon. Hver tråd kan bare ha ett åpent utkast om gangen.
Bygge et tilbud
Tilbudsbyggeren samler kunde- og avtalekontekst, varelinjer, kommersielle betingelser, akseptinnstillinger og leveringsvalg. Delsum, MVA og totalsum beregnes fortløpende mens du bygger tilbudet.
Velg kunde og avtalekontekst
Velg kunden og den tilknyttede avtalen for tilbudet. Valgt kontekst avgjør hvem som mottar tilbudet, og hvilken kommersiell oppføring som inneholder historikken.
Legg til kataloglinjer eller manuelle linjer
Velg gjenbrukbare katalogvarer, eller skriv inn linjer manuelt. Angi antall og enhet for hver linje.
Angi pris, rabatt og MVA
Gå gjennom pris og MVA-sats for hver linje. Legg til linjerabatt ved behov, og kontroller delsum, MVA og totalsum som oppdateres fortløpende.
Skriv tittel, innledning og betingelser
Legg til tittel, innledning og betingelser som kunden skal se. Disse blir en del av tilbudsdokumentet.
Velg mottaker, aksept og språk
Velg om mottakeren er en bedrift eller en forbruker. Velg aksept med klikk eller signatur, og velg norsk eller engelsk som språk for tilbudet.
Forhåndsvis og send
Forhåndsvis hele tilbudet før du sender det på e-post eller SMS. Bekreft mottaker og totaler, og send tilbudet.
Katalogvarer og manuelle linjer
Katalogvarer er bedriftens egne produkter eller tjenester med gjenbrukbare tilbudsdetaljer:
- Type: produkt eller tjeneste
- Artikkelnummer
- Navn og beskrivelse
- Enhet
- Nettopris
- MVA-sats
- Valgfritt bilde
- Arkivert-status
Manuelle linjer skrives inn direkte i tilbudsbyggeren. De støtter samme prisinformasjon som kataloglinjer, men de oppretter eller oppdaterer ikke noen katalogvare.
Priser og MVA kopieres inn i tilbudslinjene når du bygger tilbudet. Senere endringer på en katalogvare endrer ikke eksisterende tilbudslinjer eller tidligere tilbud.
Pris, MVA og rabatt
Tilbudsberegninger bruker hele tall i minste valutaenhet. Katalogvarer gir standardverdier, men du kan justere linjedetaljene mens du jobber med et utkast.
| Felt | Regel |
|---|---|
| Standardverdier fra katalog | Katalogvarer gir standard pris, enhet og MVA-sats. |
| Antall | Alle antall må være positive. |
| Rabatt | Rabatt gis per linje og må være mellom 0 % og 100 %. |
| MVA | MVA beregnes separat for hver MVA-sats som brukes i tilbudet. |
| Totalsum | Totalsummen låses når du sender versjonen. |
| Tilbudsnummer | Utkast har ikke nummer. Tråden får et tilbudsnummer når du sender den første versjonen. |
Sende tilbud
Forhåndsvis tilbudet før du velger levering på e-post eller SMS. Kunden mottar en offentlig lenke som åpner akkurat den tilbudsversjonen du sendte.
Etter sending blir versjonen skrivebeskyttet. Endringer på kontakten etter sending påvirker ikke de låste mottakerdetaljene eller øyeblikksbildet av avsender og merkevare som er lagret på versjonen.
Utløp og påminnelser
Angi gyldig til-dato mens du bygger tilbudet. Datoen bruker lokal tid for Europe/Oslo, og et nytt tilbud kan ikke ha en dato tidligere enn neste dag.
Et sendt tilbud utløper automatisk etter gyldig til-datoen. Vadio sender én påminnelse tre dager før utløp. Tilbud som er utløpt, erstattet eller trukket tilbake, kan ikke aksepteres.
Du kan trekke et sendt tilbud tilbake manuelt. Når den tilknyttede avtalen merkes som Tapt, trekkes også de sendte tilbudene tilbake.
Et tilbud er gyldig til slutten av gyldig til-dagen i norsk tid (Europe/Oslo). Dette gjelder for alle bedrifter, og tidssonen kan ikke endres. Det er en slingringsmonn på 10 minutter etter at dagen er over, slik at en kunde som er midt i aksepten, kan fullføre. Gyldig til-datoen i tilbuds-e-posten, påminnelses-e-posten og tilbuds-PDF-en vises i norsk tid. Den offentlige tilbudssiden viser datoen i tidssonen på kundens egen enhet, så en kunde utenfor Norge kan se en annen dag der.
Aksept
Kunder aksepterer tilbud fra den offentlige tilbudssiden uten å opprette en konto. Akseptnivået du velger, avgjør om kunden bekrefter med et klikk eller signerer tilbudet elektronisk.
Aksept med klikk
Kunden skriver inn fullt navn og bekrefter at de vil akseptere. Tilbudet blir Akseptert, den tilknyttede avtalen blir Vunnet, og kunden mottar tilbuds-PDF-en med tidspunkt for aksept.
Aksept med signatur
Kunden skriver inn navnet sitt, tegner eller skriver en signatur, og bekrefter både aksepten og samtykket til elektronisk signatur. Vadio forsegler dokumentet og lager et fullføringsbevis. Den tilknyttede avtalen blir Vunnet først når forseglingen er fullført.
Det brukes ikke engangskode for aksept av offentlige tilbud. Tilgang til den offentlige lenken er autentiseringsnivået, og dette fremgår av aksepthistorikken.
Avvisning og manuelle beslutninger
En kunde kan avvise et tilbud og eventuelt legge til en kommentar. Tilbudet blir Avvist, den tilknyttede avtalen forblir åpen, og eieren får beskjed.
Bruk manuell aksept eller avvisning når kunden tar beslutningen på telefon eller i en annen kanal utenfor systemet. Registreringen inneholder hvilken ansatt som registrerte den og et notat, lager ingen forseglet PDF, og skiller tydelig mellom beslutninger registrert av ansatte og beslutninger tatt via den offentlige lenken.
Intern tilbudsvisning
Den interne tilbudsvisningen samler tilbudshistorikken og tilgjengelige handlinger på ett sted. Den viser:
- Gjeldende status
- Tilbudsdokument
- Versjonshistorikk
- Revisjons- og aksepthistorikk
- Mottakerinformasjon
- Totaler og MVA
- Handlinger for å sende, sende på nytt og trekke tilbake
- Manuell aksept og avvisning
- Status for offentlig lenke
Brukere i kjedens hovedkontor kan lese kjedens tilbud, men kan ikke skrive eller endre dem.
Offentlig tilbudsside
Den offentlige tilbudssiden krever ingen kundekonto. Den viser det kunden trenger for å vurdere og ta en beslutning:
- Avsenderens merkevare
- Tilbudslinjer
- MVA-oppstilling
- Totaler
- Betingelser
- Gyldig til-dato
- Nedlasting av PDF
- Knapper for aksept og avvisning
Tilbudsinnstillinger
Sett opp standardverdier som sparer deg for gjentatt oppsett i tilbudsbyggeren:
- Standard gyldighetsperiode
- Standardtekst for betingelser
- Standard akseptnivå
- Bedriftens valuta og språkinnstilling
- Merkevare og avsenderidentitet
- Tilgjengelighet for e-post og SMS