Anlegg
Administrer inspeksjonsanlegg, følg med på inspeksjonshistorikken, planlegg gjentakende inspeksjoner og hold anleggslisten ryddig med påminnelser.
Administrere inspeksjonsanlegg
Opprett og rediger inspeksjonsanlegg, knytt dem til selskaper eller kunder, søk etter og velg adresser, og se inspeksjonshistorikken for hvert anlegg. Planlegg inspeksjoner, utsett eller avvis påminnelser, oppdater flere anlegg samtidig, arkiver eller gjenopprett anlegg, og sett opp påminnelser om gjentakende inspeksjoner.
Anleggsstatuser
Hvert anlegg i anleggslisten har én status. Vadio regner ut statusen fra anleggets gjentakende tidsplan og datoen for siste fullførte inspeksjon. Du kan ikke sette den manuelt.
| Status | Hva det betyr |
|---|---|
| Oppdatert | Anlegget har en gjentakende tidsplan, og neste frist er lenger unna enn varseltiden før forfall. |
| Forfaller snart | Neste frist er innenfor varseltiden før forfall. Varseltiden er 30 dager med mindre du endrer den for anlegget. |
| Forfalt | Neste frist har passert. |
| Aldri inspisert | Anlegget har en gjentakende tidsplan, men ingen fullført inspeksjon ennå, så det har ingen neste frist. |
| Ingen tidsplan | Anlegget har ingen gjentakende tidsplan. Det har ingen neste frist og sender aldri påminnelser. |
Neste frist er datoen for siste fullførte inspeksjon pluss anleggets intervall. Når en nyere inspeksjon fullføres, flyttes neste frist fremover.
Varseltiden før forfall settes per anlegg, i dager, fra 1 til 365. Sett den under Avansert når du legger til et anlegg, eller i feltet Varsel før forfall på anleggssiden. La feltet stå tomt for å beholde standarden på 30 dager.
Et anlegg med statusen Ingen tidsplan eller Aldri inspisert kan fortsatt få en inspeksjon planlagt. Da følger statusen datoen for den tidligste planlagte inspeksjonen som ikke er fullført ennå: Oppdatert når datoen er lenger unna enn varseltiden, Forfaller snart når den er innenfor varseltiden, og Forfalt når datoen har passert.
Bruk filteret Status over listen for å vise én status om gangen. Som standard sorteres listen etter status i denne rekkefølgen: Forfalt, Forfaller snart, Aldri inspisert, Oppdatert, Ingen tidsplan. Telleren over listen viser totalt antall anlegg og hvor mange som er forfalt og forfaller snart.
Utsett, avvis og arkiver er handlinger, ikke statuser:
- Utsett setter anleggets påminnelser på pause til en dato du velger. Anlegget beholder statusen sin, og listen viser «Utsatt til» med datoen under statusen.
- Avvis stopper påminnelser for gjeldende syklus. Anlegget beholder statusen sin, og listen viser «Avvist denne syklusen» under statusen. Neste syklus forfaller som normalt.
- Arkiver fjerner anlegget fra anleggslisten og stopper påminnelsene. Et arkivert anlegg har ingen status i listen, fordi det ikke lenger vises der.
Opprette et anlegg
Legg til et anlegg med navn, adresse og tilknytning til selskap eller kunde.
Opprett et nytt inspeksjonsanlegg
Skriv inn et navn på inspeksjonsanlegget.
Søk etter anleggets adresse, og velg riktig adresse fra resultatene.
Knytt anlegget til det aktuelle selskapet eller kunden.
Lagre anlegget. Det nye anlegget vises i anleggslisten og kan brukes når du planlegger inspeksjoner.
Adressesøk
Bruk adressesøk når du oppretter eller redigerer et anlegg. Søk etter en adresse, se gjennom treffene og velg resultatet som tilsvarer inspeksjonsstedet.
Når du velger et søkeresultat, legges stedsdetaljene til på anlegget. Kontroller den valgte adressen før du lagrer, slik at inspeksjonene planlegges mot riktig fysisk sted.
Inspeksjonshistorikk for anlegg
Åpne et anlegg fra anleggslisten for å se detaljsiden. Detaljsiden inneholder inspeksjonshistorikken for stedet, slik at du kan gå gjennom tidligere inspeksjoner før du planlegger eller gjennomfører den neste.
Planlegge inspeksjoner
Planlegg en inspeksjon fra anlegget, fra listen over kommende inspeksjoner eller fra en CRM-avtale. Velg riktig anlegg når planleggingen spør hvor inspeksjonen skal finne sted.
Planlagte inspeksjoner vises i listen over kommende inspeksjoner.
Påminnelser og gjentakende inspeksjoner
Sett opp en påminnelse om gjentakende inspeksjon når et anlegg trenger inspeksjoner med faste mellomrom. Påminnelseskjøringene automatiserer behandlingen av påminnelser, mens handlingene på anlegget lar deg utsette, avvise eller tilbakestille påminnelsen.
Sett opp en gjentakende påminnelse
Åpne anlegget du vil administrere.
Sett opp påminnelsen om gjentakende inspeksjon for anlegget.
Lagre påminnelsesinnstillingene. Anlegget vurderes av påminnelseskjøringen og forfaller i henhold til tidsplanen du har satt opp.
Intervallet settes i hele måneder. Når du legger til et anlegg, velger du hver 6., 12., 24. eller 36. måned, eller du angir et egendefinert intervall fra 1 til 120 måneder. Det korteste intervallet er én måned. På anleggssiden kan du bytte mellom 6, 12, 24 og 36 måneder.
Vadio sjekker etter forfalte anlegg én gang om dagen. Et anlegg får sin første påminnelse når det når neste frist, altså når statusen endres til Forfalt. Så lenge det er forfalt, gjentas påminnelsen én gang i uken. Hvis du utsetter et anlegg, får det en ny påminnelse ved første daglige sjekk etter at utsettelsen er over, selv om det har gått mindre enn en uke. Når mer enn 10 anlegg i en bedrift får påminnelse samme dag, slås påminnelsene sammen til én oppsummerings-e-post.
Tilbakestill påminnelsen når du vil oppheve en utsettelse eller en avvisning. Tilbakestill vises på anleggssiden mens anlegget er utsatt eller avvist.
Utsette og avvise
Utsett et anlegg når du vil forskyve påminnelsen uten å fjerne behovet for oppfølging senere. Avvis et anlegg når du ikke vil ha påminnelser for gjeldende syklus. Ingen av handlingene endrer anleggets status. Hvis du utsetter et avvist anlegg, fjernes avvisningen, og hvis du avviser et utsatt anlegg, fjernes utsettelsen.
I radmenyen til et anlegg vises Utsett påminnelse og Avvis denne syklusen bare når anlegget er Forfalt eller Forfaller snart og ikke allerede er utsatt eller avvist. På anleggssiden vises valgene for å utsette og avvise bare når anlegget har en gjentakende tidsplan.
Bruk massehandlingene for å utsette eller avvise flere anlegg i én operasjon. Masseutsettelse og masseavvisning gjelder bare anleggene du velger med avkrysningsboksene i listen. De gjelder ikke alle forfalte anlegg eller anlegg som forfaller snart, og heller ikke alle anlegg som matcher gjeldende filter. Velg alle velger anleggene på gjeldende side, og utvalget nullstilles når du bytter side, søker, filtrerer eller endrer sortering. Masseavvisning hopper over valgte anlegg som allerede er avvist.
| Handling | Hva den gjør |
|---|---|
| Utsett | Setter anleggets påminnelser på pause til datoen du velger. |
| Avvis | Stopper anleggets påminnelser for gjeldende syklus. Statusen endres ikke. |
| Tilbakestill påminnelse | Opphever en utsettelse eller avvisning, slik at påminnelsene fortsetter. |
| Masseutsettelse | Utsetter de valgte anleggene samtidig. |
| Masseavvisning | Avviser de valgte anleggene samtidig. |
Arkivere og gjenopprette
Arkiver et anlegg når du ikke lenger vil ha det i den aktive anleggslisten. Arkivering fjerner anlegget fra anleggslisten og stopper påminnelsene uten å slette det.
Arkiverte anlegg beholder inspeksjonshistorikken. Arkivering sletter ikke anleggets inspeksjoner eller rapporter, og hele historikken er tilbake på anleggssiden når anlegget gjenopprettes. Mens et anlegg er arkivert, kan ikke anleggssiden åpnes.
For å gjenopprette et anlegg velger du Angre i bekreftelsesmeldingen som vises rett etter at du arkiverer det. Anlegget kommer tilbake i den aktive anleggslisten med inspeksjoner og påminnelser. Anleggslisten viser ikke arkiverte anlegg, så det finnes ikke noe valg for å gjenopprette et anlegg fra listen senere.